Teamsの使い方。登録からビデオチャットの使い方まで解説

2021年7月にサービスが終了した「Skype for Business」の後継アプリとしてMicrosoftが開発した「Microsoft Teams」。TeamsはMicrosoft Office365との連携ができ、ビデオチャット以外にも豊富な機能が搭載されているためビジネスシーンで活用されています。この記事ではTeamsの使い方を中心にTeamsの概要やメリット、はじめ方を紹介します。

ライター：荒井啓仁

Teamsとは？

Teamsとは、マイクロソフト社が開発し提供しているコミュニケーションツール。Microsoft365内で利用できることから、Windowsを使用している法人やビジネスの場で使われることが多いツールです。チャットや個人の通話機能、ビデオ会議、ファイル共有など、コミュニケーションツールに必要な機能を網羅しています。

Teamsのメリットを紹介

Microsoft Officeとの連携が便利

Teamsを使う最大のメリットはMicrosoft Officeとの連携機能といえるでしょう。Outlookとの連携では届いたメールをTeams内のメンバーに転送ができ、スケジュールもチーム単位で管理できます。OneDriveなどにファイルを保存しておけば、Microsoft WordやExcelなどOfficeのファイルをTeams上で共有・編集できます。

ファイル共有やビデオ会議など、複合的な利用が可能

Teamsはチャットからビデオ会議まで複合的に活用できるアプリ。Office365を利用している場合はTeamsを中心にコミュニケーションから共同作業まで、アプリを跨がずシームレスに行えます。有料プランなら、メンバー外の固定電話や携帯電話などの外線とも通話が可能です。

Teamsのはじめ方

Microsoftアカウントの登録

TeamsはMicrosoftアカウントが無ければ利用できません。Teamsのアカウントを作る前にMicrosoftアカウントの登録を行いましょう。

メールアドレス→パスワード→名前・生年月日と入力し、最後にメール認証を行えばMicrosoftアカウントの登録は完了です。

Teamsへ登録

メールアドレスを入力するとTeamsの利用目的について聞かれるので、適したものを選択します。Microsoftアカウントへの登録が済んでいるメールアドレスであれば、すぐにTeamsが使えるようになります。Microsoftアカウントを登録していない場合は、Microsoftアカウント登録画面へ移動するので、登録を済ませましょう。

アプリ内の言語が英語になってしまった場合は［Setting（設定）］から［General（一般）］を下までスクロールし［Language（言語）］から日本語を選択しましょう。

Teamsの使い方

Teamsではチームに人を集め、チャネルごとに管理できる便利なツールです。ただし、チームやチャネルの作成などは有料版のみの機能なので注意しましょう。外部のチームに参加する場合などは無料版でも問題なく使えます。

Teamsの基礎知識

Teamsは「チーム＞チャネル＞スレッド」という入れ子構造のコミュニケーションツール。オフィス（チーム）内に細かく部屋（チャネル）を作れるとイメージすると分かりやすいかもしれません。スレッドはチャネル内で会話を分けておける機能。話題をスレッドで管理しておけば、過去のやり取りや進捗を一目で確認できます。
Teamsでは改行は「Shiftキー＋Enterキー」として操作する点にはご用心。改行のつもりでEnterを押してしまうとそのまま送信されてしまいます。この設定は変更できない（2022年12月現在）ので、送信の際「Ctrl（command）キー＋Enterキー」で操作する他のツールに使い慣れている方は気をつけましょう。

チームとチャネル作成

まずはチームを作成

Teamsで左列の［チーム］を選択し、下部にある［チーム作成］>［ゼロから］を選びましょう。

組織全体のユーザーが参加できるチームを作る場合は［パブリック］を、招待したメンバーのみのチームにしたい場合は［プライベート］を選択します。チームの名前を設定し［作成］を選べばチーム作成は完了です。

既存のチームと同じメンバーを元にチームを作る場合は［グループまたはチームから］を選択し、［チーム］を選びましょう。コピーするチームを選び、新しい名前を設定。［作成］を選べば完成です。

管理者によってチーム作成を制限している場合、メンバーによる個人用のチーム作成はできないので注意しましょう。

チャネルの作り方

Teamsで左列の［チーム］タブからチャネルを作りたいチーム名の横にある［…］マークを押しましょう。［チャネルを追加］を押し、名前と説明を追加すればチャネルが作れます。
チームと同様に、チャネルもプライベート設定が可能。チャネルの名前と説明を記入するポップアップの下部、［プライバシー］のプルタブをクリックするとアクセス設定が変更できます。［プライベート 特定のチームメイトがアクセスできる］を選択しましょう。

外部メンバーをチームに招待するには

外部メンバーを招待するには、Teamsで左列の［チーム］タブから招待したいチームを選びます。［…］マークから［メンバーの追加］を選び、招待したいメンバーのメールアドレスを入力しましょう。
招待された側にはメールが届きます。招待されたチーム名を確認し、［Open Microsoft Teams］をクリックすれば参加できます。

ファイル共有方法

1人のメンバーにファイルを送りたい場合は、チャット記入欄の下にあるクリップのマークを選択し、コンピューターかOne Driveのどちらかにアップロードするか選びます。
チャネル全体に共有する場合は、共有したいチャネルを選び、チャネル名の右にある［ファイル］タブをクリックしましょう。［アップロード］を選べばアップロードが可能です。あるいは[会話記入欄] の下にあるクリップのマークを選択し、指定ファイルをアップロードすることも可能。チーム全体でアップロードできるファイルの容量は決まっているため注意しましょう。
［ファイル］タブを選択後、［新規］を選ぶとWordやExcelなど、Officeアプリで作成可能な文書や表などをTeams上で作成できます。Teams画面で操作しづらい場合はツールバーにある［デスクトップアプリケーション］で開くを押せば作業を引き継げます。［新規］で作成したファイルはチャネルの［ファイル］タブに保存されるので、メンバー同士での編集も可能です。

ビデオ通話の使い方

1対1の通話

アプリ左側の［チャット］タブから［新しいチャット］を押し、［宛先］に通話したい相手の名前を入力します。ビデオカメラマークの［ビデオ通話］か、受話器マークの［音声通話］を押せば発信ができます。
ユーザーのプロフィールからも通話の発信が可能。チャネルでユーザーのアイコンをクリックするか、検索してプロフィールを表示して［ビデオ通話］か［音声通話］を押しましょう。

ビデオ会議の開き方

アプリ左側の［予定表］から右上にある［新しい会議］をクリックしましょう。会議の名前と開催する日程、招待したいチャネルを選択し、［送信］を押せば選択したチャネルに会議予定が送信されます。
チャネル全体ではなく、メンバーを指定したビデオ会議を開催したい場合は会議の名前の下の［必須出席者を追加］から招待するメンバーを選びます。外部メンバーを招待したい場合もこちらの欄にメールアドレスを入力しましょう。

Teamsの料金プランと内容の違い

まとめ

ビデオ通話やファイル共有、Officeとの連携など、チャット以外にも便利な機能が詰まったコミュニケーションツールTeams。オンライン会議や共同編集を快適に行うためには通信速度や安定した回線環境が大切です。回線が遅く感じる場合は、回線契約やプランの見直しを検討するのもおすすめです。