PCのファイル整理のコツ＆ディスククリーンアップ方法

日常的にパソコンを使用しているとファイルが溜まり、目的のデータが見つかりづらくなったという経験はありませんか。それだけで作業効率が大きく低下してしまうこともあるかもしれません。今回はそのような問題を未然に防ぐ、ファイル整理のコツを紹介します。

ライター：吉岡勇哉

パソコンのファイル整理の必要性

本記事でファイル整理（管理）とは、パソコンなどに保存しているファイルをいつでも必要なときに取り出せるように、整理・保管しておくことを指します。
パソコンのハードや、ネットワーク内にファイルが溜まると目的のものを見つけづらくなるので、必要に応じて随時フォルダーを作成し、ファイル整理に活用しましょう。

エクスプローラーの検索機能を使えば目的のファイルを探せますが、全ての領域からだと膨大な時間がかかりやすくなります。またファイル名を忘れると検索ができないので、日頃からファイル名の付け方やフォルダー分けにルールを定め、それに従って整理をしておきましょう。

ファイル整理をするメリット

ファイル整理をするメリットを紹介します。

目的のファイルが見つけやすくなる

ファイル名の表記統一やフォルダーの分類基準など、自分の中でルールを決めて整理をしておけば、ファイルの収納場所が把握できます。また探しているものの名称にもおおよその見当がつき、エクスプローラーで検索できるのですぐに見つけることができるでしょう。

ファイルの紛失や誤って消去、上書きなどのミスを防ぐことができる

乱雑に保管していれば、必要なファイルを間違えて捨ててしまったり、似た名前の別のファイルに上書き保存をしてしまったりするかもしれません。必要なファイルがどのような名称でどこにあるのか明確に把握できていれば、このようなことは起こらないでしょう。

他の人も扱いやすい

日頃から整理を徹底していれば周囲にデータを共有しても、ファイル名から内容をすぐに理解してもらえるはず。また、追加でデータを共有しても体系的にまとまるので第三者から見ても分かりやすく、作業を円滑に進めることができると思います。

具体的なファイル整理方法

具体的なファイルの整理方法を、ファイル作成時とフォルダー作成時の観点から説明します。

ファイル名について

ファイル名はできるだけ短く

ファイル名は最低限の内容を明記し、できる限り短くつけましょう。あまりにもファイル名を長くすると後半が表示されなかったり、識別が困難になったりします。

「案件名_日付_ファイルの種類」などで統一

あくまで一例ですが、ファイル名は「案件名_日付_ファイルの種類」などがおすすめ。この例であれば、案件名の後は日付というように順番は必ず守るようにしましょう。こうすることで、フォルダーを細かく分けずにひとつにまとめても、ファイルが案件ごとにまとまります。フォルダー内にあるすべてのファイルを日付順で並べたいときは「日付_案件名_ファイルの種類」という並びでファイル名をつけるだけ。

名称を「○○のお見積り」などではなく、最低限の単語で理解できるよう構成するのもポイント。ファイル名を忘れてもより正確に想起できます。

またファイルの頭文字を数字やアルファベットにしておけば、それが収納されたフォルダーを開いた状態で頭文字のキーを押すことで、該当ファイルが選択されます。ファイルを探す時間が減らせるでしょう。

日本語or英語表記を統一

ファイル名は日本語表記でも英語表記でもいいですが、表記が混在しているとファイルの並びが乱れてしまうので、どちらかに表記は統一しておきましょう。

「最終」は使わない

ファイル名の先頭・末尾などに「最終」という言葉は極力使わない方がよいでしょう。最終だと思っていたデータに先方から指摘が入り、修正したとします。そのとき「最終」と名のついたファイルが既に存在していると、そのファイル名を変更するか、新たなデータに「最終2」などの名称をつけなくてはいけません。このようなことを繰り返すと本当の最終データがどれか分からなくなってしまいます。

フォルダーについて

複数のファイルが存在する案件にはフォルダーを作成

仕事でパソコンを使用していると、ひとつの案件や同一企業に関するファイルがいくつも生まれると思います。そのようなときは「○○株式会社」などのフォルダーを作成し、そこにまとめて収納しましょう。
1社に見積もりデータが複数存在する場合などは、フォルダー内にさらに「見積もり」といった名称でフォルダーを作成。ただしあまりに細分化させすぎるとファイルが探しにくくなるので注意が必要です。

ファルダ―名には「1_企画書」「2_構成案」「3_スケジュール表」など進行に応じて先頭に数字を入れると、その進行順に沿ってフォルダーが並ぶので整理しやすくなります。

例えば「企画書」フォルダーなら「k_企画書」など、フォルダーの頭文字のアルファベットをつけておくと、該当するキーボードのキー（この場合「k」）を押すだけで移動できるメリットもあります。

また、フォルダーを作成しておくことでエクスプローラー上での検索も効率的に行えます。すべての領域を検索にかけるとパソコンの使用状況などによっては、膨大な時間がかかりますが、フォルダー毎に整理しある程度の目星がついていれば、特定のフォルダー内で検索をかけるだけなのでそれほど時間はかかりません。

「作業中」と「保管」のフォルダーを作成

「○○株式会社」などのフォルダー内に「作業中」と「保管」という2種類のフォルダーを設けるのもおすすめです。これらのフォルダーで管理をすれば、フォルダー分けの判断基準が現在進行中か終了しているかとなり、簡潔にまとめられます。

古いファイルは圧縮

基本的に1年以上使用することのなかったファイルは、これからも使用頻度は低いと思います。そのため一度内容を確認し不要だと判断したものは削除。念のため保管しておきたいという場合は圧縮フォルダーにまとめましょう。

圧縮するとエクスプローラーで検索をかけても、出てこなくなります。どこに何をまとめたかわかるように「2020_2021」と年代を入れるなど、圧縮フォルダーの名前には工夫が必要です。

いらないデータはクリーンアップで削除

Windowsパソコンの標準設定では、Windowsのシステムそのものやアプリケーションのファイル、「ドキュメント」など、重要なファイルはすべてCドライブに保存されます。Cドライブの容量が足りなくなると、データを保存する場所がなくなるだけでなく、Windowsの動作にも支障が出るため、容量が足りなくなった時は外付けHDDやクラウドなどへデータを移行させましょう。

また他にもゴミ箱を空にしたり、「ディスクのクリーンアップ」を実行したりするだけでも、容量を空けることができます。

「ディスクのクリーンアップ」方法

まず「コンピューター」でCドライブを右クリックし、「プロパティ」を選択。

「ディスクのクリーンアップ」をクリック。

削除したい項目を選択し、最後に「OK」をクリックすれば完了です。

まとめ

現在ファイル整理がうまく行えていない方は、新年に向けてパソコン内も大掃除してみてはいかがでしょう。一見手間に感じるかもしれませんが、習慣化してしまえばなんてことのない作業になると思います。また今のうちにまとめておけば、年始の業務再開時にファイルを探す手間が省け、1年のスタートも気持ちよく切れるはず！