Notionとは？オールインワン情報共有アプリの基本機能と人気の理由

予定はスケジュールアプリに、資料や書類はクラウドサービスに、ふと浮かんだアイデアはメモ帳アプリに。仕事やプライベートで、情報を用途に分けて複数のアプリで管理している方は多いのではないでしょうか。
しかし情報がバラバラに散らかっていると、探すのに時間がかかったり共有に不都合が生じたりすることも。そんな煩わしさを解決してくれるのが、オールインワン型情報共有ツール「Notion（ノーション）」です。この記事では、そんな「Notion」の基本情報や魅力をご紹介します。

ライター：藤沢めぐり

「Notion」とは？オールインワン型の情報共有ツール

「Notion（ノーション）」はメモの作成・保存、データ管理・スプレッドシート・タスク管理などの機能を兼ね備えたオールインワン型の情報共有ツールです。ドキュメント管理は「Googleドライブ」で、データ管理は「Dropbox」で、タスク管理は「Trello」で……などと複数のツールを併用せずとも、「Notion」だけで多くの機能を網羅し、情報を一元管理できます。

公式サイト　https://www.notion.so/

「Notion」を開発・提供しているのは、アメリカ・フランシスコに拠点を置くNotion Labs。2018年にリリースされた後、その利便性の高さからIT系のクリエイター界隈で話題となり、世界中で多数のユーザーを獲得しました。2021年2月上旬現在は英語版と韓国語版のみがリリースされていますが、2021年中には日本語対応を予定しているとのこと。今後ますます国内ユーザーが増えると予想されます。

「Notion」の機能と特長

「Notion」には多数の機能があります。

ドキュメント作成機能

「Notion」ではGoogleドキュメントのように文書を作成できます。素晴らしいのは、通常のテキストだけでなく、番号付きリストやチェックボックス・アウトライナー・ブログカード・メディア埋め込みなど幅広い書式が揃っているところ。Markdown記述（※）にも対応しているので、スムーズかつスピーディーに文書が書けます。ドキュメント内で「＠」を入力すれば、そのままリマインダーを設定することも可能。簡単にWebページのような見やすいドキュメントを作ることができます。作成したドキュメントは、保存したい場所にドロップ＆ドラッグで移動させればOKです。

※Markdown記述とは
特定の記号を使って、段落や見出し・レイアウト・文字の大きさや色などを記述する方法。「太字は**で囲む」「箇条書きは行頭に – をつける」のように、決められたルールに従って文章を書くことで作成を効率化できる。GoogleドキュメントなどはMarkdown記述に対応してその場で見た目が変化する。テキストエディタなどに記入すると.mdファイルに保存でき、htmlなどへの変換も容易。

プロジェクトとタスク機能

「Notion」にはプロジェクトやタスク管理機能があります。人気のタスク管理アプリ「Trello」のような使い勝手のいい、カンバン方式。この機能はカレンダー機能とも連動しているので、ビジュアルをカレンダー形式で表示することもできます。

データベース機能

「Notion」内で作ったドキュメントは、OfficeソフトでいうExcel、Accessのようなデータベース機能があります。ページの表示形式も任意で選択でき、リスト形式・カレンダー形式・タスクボード形式・ギャラリー形式などで表示することが可能です。

Wiki機能

「Notion」内で作成したドキュメントやスプレッドシートなどのデータを、ドラッグアンドドロップで入れ替えるだけで整理できます。親ページから子ページに階層づけていけば、項目や用途ごとにリンクされたWikiのようなページが完成します。

Webページとしても公開できるため、ブログ代わりに「Notion」を利用する人もいます。企業利用も増えており、最近話題の音声SNS「Clubhouse」なども一部のページは「Notion」で作成しています。

・関連記事：話題沸騰の音声SNS「Clubhouse」とは？招待・機能・注意点を紹介

「Notion」が人気の理由とは？　

「Notion」は何でもできる！

「Notion」の魅力を簡単に表すと「とにかく何でもできる」という言葉がぴったり。情報管理アプリに望むことのほとんどが叶うといって良いでしょう。

• ツリー形式のメモ作成機能
• マークダウン記述機能
• Excel・Accessのようなデータベース機能
• Googleドキュメントのようなドキュメント管理・編集機能
• GoogleドライブやDropboxのようなファイル保存機能
• チェックボックス形式のTo Doリスト機能
• Trelloのようなタスク管理機能
• カレンダー機能
• 各種コードの埋め込み機能
• 画像ギャラリー
• Webクリップ機能

このようにさまざまな機能が搭載されており、工夫次第で多様な使い方ができます。

情報を1つの場所に集約できる

情報の一元管理……これが「Notion」の一番の特長です。予定の確認も、後で読もうと思っていたWebページのURLも、気になるレストランの名前も、PDF資料やドキュメント文書の保存も、カンバン形式のタスク管理も、すべて「Notion」にまとめられます。いわば自分専用の情報基地が作れるのです。

個人利用からチーム利用まで幅広い用途で使える

「Notion」のプランは、個人利用に適した「Personal」「Personal Pro」、チームでの利用に適した「Team」「Enterprise」の4種類。幅広い用途で使うことができます。

【個人利用の場合】
個人利用プランには、無料の「Personal」プランと、月額4ドルの「Personal Pro」プランがあります。無料版と有料版の違いは、利用できる機能や招待できるゲストの人数・保存できるデータ容量などです。
仕事用ツールとしてはもちろん、プライベートでの利用もおすすめ。スケジュール管理やちょっとしたメモ・読んだ本や観た映画の記録・日記など、今まで複数のアプリをまたいで行っていたことを1 つにまとめられます。

【チーム利用の場合】
チームで利用する場合は、月額8ドル（2021年2月現在）の「Team」プランが用意されています。メンバーはすべてのページにアクセスすることが可能で、作成したドキュメントやスプレッドシート・カレンダー・タスクボードなどを共同編集できます。ミーティングの議事録やチーム内のタスク・スケジュール管理・社内Wikiの作成など、これまで複数のツールで行なっていた作業をすべて「Notion」上に集約できるのは非常に便利です。

OSやデバイスを問わず利用できる

「Notion」は、Mac・Windows・iOS・Androidに対応しており、さまざまなデバイスから利用できます。モバイル版も、PC版と同様のUIを採用しており、ユーザーからは「使いやすい」と好評です。

まとめ

ドキュメントの作成編集からデータ保存・スケジュール・タスクまでを一元的に管理できる情報管理ツール「Notion」。日々接する膨大な情報を1つの場所に集約しておけば、情報の検索や管理に時間と手間を割かずに済みます。「ここを見れば全て分かる」という情報基地を持つことは、仕事の効率化・思考の整理にも繋がるのではないでしょうか。