Googleスプレッドシート&フォームを使った家計簿管理の方法

家計簿アプリはたくさんありますが、費目や集計の仕方を独自に管理するのは難しいもの。「こんな機能があればいいのに」「もっと細かく項目を分けられたらいいのに」などと感じたことのある方は多いのではないでしょうか。そんなとき便利なのが、Googleスプレッドシートを使った家計簿です。日々の支出・収入・貯蓄を入力していけば、月ごとの収支内訳や年間を通じた収支推移を簡単に管理できます。Googleフォームと連携させスマホから利用することも可能です。
この記事ではGoogleスプレッドシートを使った家計簿の作り方・使い方・メリットなどをご紹介します。

スプレッドシート家計簿のメリット

スプレッドシート家計簿のメリット

無料でさまざまな機能が使える

Googleスプレッドシートを使った家計簿は、Googleのアカウントさえ持っていれば無料で作ることができます。家計簿アプリだと有料会員にならないと利用できない機能(月ごとの収支推移グラフなど)も、スプレッドシート家計簿なら簡単に作成可能です。

項目やカテゴライズが自由にできる

スマホの家計簿アプリは便利な反面、支出や収入のカテゴライズや項目設定が自由にできないことも。その点、スプレッドシート家計簿なら、設定を自分の使いやすいように変更できます。

Googleフォームを使えばスマホ・タブレットからも管理できる

スプレッドシート家計簿はスマホやタブレットからもアプリやブラウザ経由でインターネットにつながりさえすれば、いつでもどこでも閲覧可能です。またGoogleフォームと連動させることで簡単に入力ができるようになります。外出先での空き時間に支出を入力したり収支の状況をチェックしたりすることも可能です。

家族間で共有しやすい

スプレッドシートには共有機能があるので、作成した家計簿を家族間やグループ感で共有すれば、皆でひとつの家計簿を管理できます。

スプレッドシート家計簿の作り方

スプレッドシート家計簿の作り方

Googleスプレッドシートを使った家計簿の作り方をご紹介します。
なお、この記事の家計簿シートの作り方は以下の記事内で配布されているスプレッドシートを元にさせていただき筆者が項目をカスタマイズ・内容を入力しています。

参考 https://rogolog.com/spreadsheet-kakeibo/

1.費目を設定する

費目のシートをつくり、家計簿シートに反映される収入・支出・貯蓄の項目を設定します。この項目を「データの入力規則」で家計簿シートに引用します。

費目を設定する

特にしっかり吟味しておきたいのは、「支出」の項目です。支出の費目・内訳は個人差が大きいと思いますので、ご自身の支出傾向を振り返って設定しておきましょう。

2.日々の家計簿をつける

日々の家計簿管理を「家計簿シート」をつくりつけていきます。収入・支出・貯蓄を入力します。費目は「1」でつくったリストを利用します

入力するのは、日付・項目(収入か支出か貯蓄か)・内訳(項目の内容)・支払い先(後から見直したとき分かりやすいように任意で入力する)・決済方法・金額です。
▲入力するのは、日付・項目(収入か支出か貯蓄か)・内訳(項目の内容)・支払い先(後から見直したとき分かりやすいように任意で入力する)・決済方法・金額です。
内訳の内容には、「費目シート」で入力した項目が反映されます。
▲内訳の内容には、「費目シート」で入力した項目が反映されます。
決済方法は手動入力もできますが、よく使う方法を「データの入力規則」リスト化し、プルダウン選択できるように設定しておくのがおすすめです。
▲決済方法は手動入力もできますが、よく使う方法を「データの入力規則」リスト化し、プルダウン選択できるように設定しておくのがおすすめです。
月末最終日になったら項目で「貯蓄」、内訳で「残金」を選択します。すると、金額のところにその月の残金が自動計算で表示されます。
▲月末最終日になったら項目で「貯蓄」、内訳で「残金」を選択します。すると、金額のところにその月の残金が自動計算で表示されます。

3.収支の推移をグラフで確認する

収支の推移をグラフで確認する

スプレッドシートの良い点は、入力していったデータをグラフ化するのも楽なところ。
家計簿シートに内容を入力すると、収支推移表シートに収支推移が自動でグラフ化するようにしておくと見返しやすくなるでしょう。

Googleフォーム×Siriショートカットでスマホの家計簿入力を楽に

家計簿入力用のGoogleフォームを作成。スプレッドシートと連携しておく

家計簿入力用のGoogleフォームを作成。スプレッドシートと連携しておく

Googleフォームであらかじめ費目をプルダウンで選択できるようにしておき、Googleスプレッドシートを連携するとより入力が楽になります。またスマホからの入力も可能で、とくにiPhone(iPad)の場合「Siriショートカット」を利用することでホーム画面からの入力、日付の自動入力などが可能になります。
まずはGoogleフォームでスプレッドシートと同じ費目、入力項目をつくり「送信」を押すとフォームが作成されます。

「回答」で「スプレッドシート」のアイコンをタップ(クリック)すると新規のスプレッドシートもしくは既存のスプレッドシートと連携できます。事前に家計簿スプレッドシートをつくっている場合はそれを選択します。
費目などが複数あった際、デフォルトで入力される項目を事前に選んでおくとさらに時短になります。右上の縦3点のアイコンを選択すると「事前入力したURLを取得」というメニューが出てきます。この状態で開かれたフォームで例えば「費目」で「食費」を選択し、このURLを取得してアクセスすると、事前に食費が選択された状態でフォームを開くことができます。

iOSのSiriショートカットで家計簿を入力しやすくする

事前入力したURLをコピーしたら、iOSのSiriショートカットを利用してホーム画面から日付・費目が事前入力された状態で家計簿をつけられるようにします。
SiriショートカットはiOS12以降であれば「ショートカット」という名称のアプリがホーム画面にあります。もしない場合は、App Storeから再ダウンロードしましょう。

「ショートカット」は「13時になったら(連絡先の名前)にメールする」など、よく使う動作を「レシピ」という形でショートカットとして作ることができます。簡単なプログラミングのようなことも可能です。今回は詳細の説明は割愛しますが、Siriショートカットを開いたら、画像のように入力していきましょう。

 iOSのSiriショートカットで家計簿を入力しやすくする
 iOSのSiriショートカットで家計簿を入力しやすくする
 iOSのSiriショートカットで家計簿を入力しやすくする

やっていることとしては、以下のような内容です。環境・設定により違ってくる可能性があるので必要に応じてSiriショートカットやGoogleフォームの使い方をチェックいただければと思います。

  1. ショートカットを開いた時点での日付を取得→データを加工
  2. 事前入力したURLをコピーの「viewform?entry.**********=」までのURLをデータに加工
  3. 日付情報のあとに来る、残りのURLをデータに加工
  4. 「1」「2」「3」を足し合わせ、事前入力されたURLを生成、Safariで開くようにする。※「**********」の部分はご自身のフォームのID(数字)を入れてください。

任意の名前をつけてショートカットを作成すると、いつでもホーム画面から家計簿入力が簡単にできるようになります。

スプレッドシート家計簿はこんな人におすすめ

スプレッドシート家計簿はこんな人におすすめ

これまで家計簿が続かなかった方に

実際にGoogleスプレッドシートの家計簿を使ってみて「これならまめに家計簿をつけられそう」と感じました。一度シートを作ってしまえば日々の入力作業はごくわずか。スマホからもアクセスできるので、外出先でのスキマ時間に、財布に入ったレシートを取り出してシートにパパッと入力可能です。
関数を使った自動計算で月ごとの収支バランスが算出されるのも便利。これまで幾度となく家計簿アプリを始めては挫折していましたが、これだけ簡単に使えてなおかつ家計状況を把握しやすければ、年間を通じて続けられるのではと感じました。

確定申告をする方にもおすすめ

確定申告をする方は、経費管理もスプレットシート家計簿を使うと便利です。経費管理用に使用する場合は、環境設定シートで設定できる「支出」の項目を、確定申告時に作成する収支内訳書の経費科目にあわせて作っておくと良いでしょう。

まとめ

「家計簿をつけるのってめんどくさい」「無料の家計簿アプリだと機能が限られていて使いづらい」
これまでそう感じていた方は、ぜひGoogleスプレッドシートの家計簿を使ってみてください。一度シートを作成してしまえば、パソコンやスマホからサッと入力でき、ます。家計の管理方法にお悩みの方は、ぜひお試しください。


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公開日:2021年02月26日

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