【初心者向け】Google ドライブの基本機能と使い方

Googleドライブは、インターネット上にデータを保存できる非常に便利なクラウドストレージサービスです。どのデバイスからでも保存したデータにアクセスでき、編集・共有などの作業を行えることから、ビジネスシーンを中心に非常に多くのユーザーに活用されています。今回は、Googleドライブをまだ使ったことがないという初心者の方々に向けて、基本機能や使い方について紹介します。

ライター：CLIP編集部

Googleドライブとは？無料版と有料版の違い

Googleドライブの基本情報と利便性、無料版と有料版の違いについて紹介します。

Googleドライブとは？

Googleドライブとは、Googleが提供しているクラウドストレージサービスです。

クラウドストレージサービスとは、オンライン上にさまざまなデータを保存し、パソコン・スマホ・タブレットなどのデバイスからアクセスできる仕組みのこと。デバイスを問わずに使用でき、データの保存だけでなく、編集・削除・共有なども行えるのが特徴です。

Googleドライブは文書作成ツールのGoogleドキュメントや表計算アプリのGoogleスプレッドシートなどGoogleアプリと連携できるのが強み。数あるクラウドストレージサービスの中でも利便性が高く、多くのユーザーに利用されています。

Googleドライブの利便性は？

Googleドライブは「さまざまなデバイスからアクセスできる」「データの保存・編集・削除・共有ができる」などクラウドストレージサービスの基本機能だけでなく、以下のような独自の機能も兼ね備えています。

• Googleの検索機能ですぐにデータを探し出せる
• Googleフォト・Googleドライブ・Googleスプレッドシートなどのシェアの高い機能と連携できる
• 共有機能が豊富で、共同編集なども容易に行える
• 操作性や視認性に優れており、使いやすい
• 個人向けから法人向けまで、プランが豊富

Googleドライブは、このようなビジネスに欠かせない、さまざまな便利機能を搭載しています。

無料版と有料版は何が違う？

Googleドライブには、無料・有料の以下のプランが用意されています。それぞれの費用や容量について紹介します。

各プランのもっとも分かりやすい違いは、ストレージの容量です。15GB~2TBまで、用途に応じて選べるようにプランが用意されています。また、ストレージを共有できる人数や使える機能にも違いがあるので、必要な使い方に合わせて選ぶことが大切です。また有料版では、Google Workspaceが利用できるようになります。
（※費用はキャンペーンなどで割引されていることがある他、使える機能などが変更されることもあるため、詳しくは公式サイトを確認してください）

Googleドライブの基本的な使い方は？

Googleドライブの基本的な使い方を紹介します。なお、Googleドライブのアカウント作成やログインの方法は以下の記事でご確認ください。

GoogleドライブにはiOS／Androidのスマホ版もあります。ブラウザ版と似た感覚で使用できるので、「スマホでも活用したい」という方はダウンロードしてみてください。

フォルダを作成してファイルをアップロードする

以下の方法で、フォルダを作成してファイルをアップロードできます。

1. ホーム画面左上にある「新規」をクリック
2. 表示されるメニューの「新しいフォルダ」をクリック
3. フォルダの名前を入力して作成をクリック
4. 作成したフォルダに、保存したいファイルをドラッグアンドドロップでアップロードする

ファイルやフォルダをアップロード・ダウンロードする

以下の方法で、パソコンに保存しているファイルやフォルダをGoogleドライブにアップロードできます。

1. ホーム画面の左上にある「新規」をクリック
2. 表示されるメニューの中から「ファイルのアップロード」もしくは「フォルダのアップロード」をクリック
3. 該当のファイルまたはフォルダを選択

ドライブ内のファイル・フォルダをパソコンにダウンロードしたいときは、以下の工程で行ってください。

1. 保存したファイル・フォルダにカーソルを合わせて右クリック
2. 表示されたメニューの中からダウンロードをクリック

ファイル・フォルダの保存・作成方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

ドキュメントやスプレッドシートを作成する

以下の方法で、Googleドライブからドキュメントやスプレッドシートを新規作成できます。

1. ホーム画面の左上にある「新規」をクリック
   
2. 表示されるメニューの中から「Googleドキュメント」もしくは「Googleスプレッドシート」をクリック
   

なお、ドキュメントやスプレッドシートは、ダウンロードする際に保存形式を指定でき、Word・Excelに変換することが可能です。逆に、以下の方法でGoogleドライブにアップロードするWordやExcelをドキュメント・スプレッドシート形式にすることもできます。

1. ホーム画面の右上にある設定アイコンをクリックし、表示されたメニューから「設定」を選ぶ
   
2. 設定メニュー「アップロード」の項目の「設定画面の「アップロードしたファイルをGoogleドキュメントエディタ形式に変換する」にチェック入れる
   

その後、「ファイルやフォルダをアップロード・ダウンロードする」で紹介した方法でWord・Excelのファイルをアップロードすると、自動でファイル形式がドキュメント・スプレッドシートに変換されます。このように、形式を変換して簡単にアップロード・ダウンロードができるのもGoogleドライブの特徴のひとつです。

ファイル・フォルダを削除・復元する

以下の方法で、Googleドライブ内のファイル・フォルダを削除・復元できます。

• ファイル・フォルダを削除する
  ファイル・フォルダにカーソルを合わせて右クリック「ゴミ箱に移動」を選択するだけです。ゴミ箱内のファイル・フォルダは、30日後に自動で完全に削除されます。すぐに削除したい場合は、ホーム画面のサイドメニューにある「ゴミ箱」をクリックして、「ゴミ箱を空にする」をクリックすると完全に削除されます。
  （※フォルダやファイルのオーナーが別の場合は、削除できない場合があります）。
• ファイル・フォルダを復元する
  ゴミ箱のページを開き、該当ファイル・フォルダにカーソルを合わせて右クリック。表示されたメニューから「復元」を選びます。

ストレージの確認方法

ホーム画面のサイドメニュー下部にある「保存容量」のゲージから残量を確認できます。詳細を知りたい場合は、「保存容量」の項目を開き、どのファイルがどの程度の容量を締めているのかを確認しましょう。容量が足りない場合は、ファイルを削除するか、プランの変更を検討しましょう。

Googleドライブで検索・共有する方法

Googleドライブで、ファイルやフォルダを検索・共有する方法を紹介します。

ファイル・フォルダを検索する

ホーム画面の上部にある検索バーにキーワードを入力し、Enterキーを打つだけで簡単にファイルを検索できます。

探したいファイルに合わせて、検索結果の下部に表示される「場所・ファイル形式・ユーザー・最終更新・タイトルのみ・ToDo」を選ぶことで、さらに絞り込むことが可能です。

ユーザーにアクセス権を付与する

Googleドライブに保存したファイルは、以下の方法で他人と共有できます。

1. 該当ファイル・フォルダを右クリックして「共有」をクリック
2. 共有先のメールアドレス（Gmail アカウント）を入力
3. アクセス権と通知を設定し「送信」をクリック

アクセス権には「閲覧者（閲覧のみ）・閲覧者（コメント化）・編集者（ファイルの編集が可能）」の3つの種類があります。共有目的に合わせて、これらから適切な権限を付与してください。

該当ファイル・フォルダを閲覧可能なリンクにする

Googleドライブに保存したファイル・フォルダのリンクを閲覧可能な状態にするときは、以下の方法で行ってください。

1. 該当ファイル・フォルダを右クリックして「共有」をクリック
2. 「一般的なアクセス」をクリックして、表示されたメニューから「リンクを知っている全員」にチェックを入れて「完了」をクリック

ファイル・フォルダを共有した相手のみ閲覧可能な状態にしたいときは「制限付き」を選択しましょう。また、共有方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
Google Workspaceの場合、組織外のユーザーに共有する場合は一度アラート（警告）が出るため、内容を確認して共有しましょう。

まとめ

Googleドライブは、インターネット上にデータを保存できる非常に便利なクラウドストレージサービスです。その他のGoogleツールと連携できるのが魅力で、ドキュメントでの書類作成、スプレッドシートでの情報管理の他、メンバーやクライアントにファイルを共有し、一緒に作業することもできます。使い方もシンプルで簡単なので、クラウドストレージサービスの使用を検討している方はぜひ活用してみてください。