日々の自身の予定管理はもちろん、業務効率や生産性を向上させるのに欠かせないスケジュール管理。
方法はさまざまですが、スマホやパソコンのアプリで管理しているという方も多いのではないでしょうか? この記事では、スケジュール管理に適したおすすめのアプリ7選を紹介します。スケジュール管理には、プライベートとビジネスの2つの用途がありますが、今回はビジネスシーンに適したアプリについて解説します。
ライター:CLIP編集部
スケジュール管理アプリの選び方
スケジュール管理アプリにはさまざまな種類があり、どういう基準で選べばよいか分からない方もいるでしょう。アプリを選ぶ際には、以下のポイントをチェックするのがおすすめです。
- 使いやすさ:直感的に操作・確認ができるアプリか
- コスト面:無料か有料か、有料の場合は予算に合っているか
- 機能:希望の用途に合った機能が搭載されているか
- 拡張性:導入済みのツール(タスク管理・メール)などと連携でき、機能を拡張・カスタマイズできるか
- セキュリティ:セキュリティ強度が高く、情報漏えいなどのサイバートラブルを予防できるか
さらに加えて、トラブルが発生したときの対応など、サポート面も確認するのがおすすめです。どのような使い方を想定しているかによって、選ぶアプリが変わるので、事前に目的や必要な機能を整理しておくといいでしょう。サポート面やセキュリティも確認してみてください。
おすすめのスケジュール管理アプリ7選
1. Googleカレンダー
Googleカレンダーは直感的に予定の書き込みと確認ができるスケジュール管理アプリです。Googleアカウントがあれば無料で使用でき、スマートフォンでもパソコンでも両方で使用可能。より高度な機能が使える、企業向けの有料プラン「Google Workspace」も提供されています。
・機能
基本的なスケジュール管理機能(予定の追加、削除、編集)はもちろん、複数カレンダーの作成・リマインダー設定・イベント招待・繰り返し予定の設定など、スケジュール管理に必要な機能が揃っています。また、タスク管理機能、ToDoリストの作成などの機能もあり、スケジュールと合わせてタスク管理を行うこともできます。
・他ツールとの連携面・拡張性
その他のGoogleツール(Gmail、Google Meetなど)との連携を前提に開発されているため、予定の自動追加や会議の設定がワンクリックで行えます。他社の外部ツールとの連携にも対応しており、Slack、Trello、Zoom、Asanaなど、多くのビジネスツールとの同期もできます。
・セキュリティ面
2段階認証やデータ暗号化が標準で導入されており、セキュリティ強度が高いアプリです。企業向けにはGoogle Workspaceのセキュリティオプションが提供されており、セキュリティの強化が可能です。
・関連記事:Googleカレンダーの便利な使い方とは?初心向けとビジネス・応用編
2. Microsoft Outlook
Microsoft Outlookは、メールとカレンダーの機能が一体化したアプリです。Microsoftアカウントがあれば無料で基本機能を利用することができ、スマートフォンでもパソコンでも利用可能。有料のMicrosoft 365と契約することで、より高度な機能を利用することもできます。
・機能
Microsoft Outlook のカレンダー機能は、予定の管理、リマインダー設定、繰り返しイベントの登録、会議招待の送信など、ビジネスでの使用を前提とした機能が搭載されています。メール機能と一体化しているため、会議の招待やメールから直接予定を追加することも可能。カレンダーの表示形式や通知設定をカスタマイズできる他、複数のカレンダーを作成し、仕事用、プライベート用に分けて管理することもできます。ToDoリストやタスク管理機能も。
・他ツールとの連携面・拡張性
無料版では一定の連携や機能拡張の制限がありますが、有料のMicrosoft 365と契約することで、Microsoftのさまざまなビジネスツール(Teams、OneDrive、SharePoint)と連携することができます。Zoom、Slack、Trelloなどの外部ツールとの連携も可能で、外部ツールと合わせて使うこともできます。
・セキュリティ面
Microsoft Outlookには、データ暗号化・アクセス制御・2段階認証・フィッシング対策などのセキュリティが実装されています。
3. rakumoカレンダー
rakumo カレンダーは、Google カレンダーをさらに使いやすく再デザインした、組織のスケジュール管理に最適なツールです。利用するためには、Google WorkPlaceが必要な他、月額150円の料金がかかりますが、ビジネスに最適なさまざまな機能を利用することができます。
・機能
豊富な予定の登録・調整・削除機能が搭載されており、用途に合わせて直感的に操作できます。メンバーの予定も素早く把握でき、複数人が参加する会議のスケジューリングも簡単に行えます。Google WorkPlaceとの自動同期機能・組織の階層表示機能・独自にカスタマイズできるカスタムグループ機能などの機能もあり、見やすく使いやすいスケジュール管理・共有が可能なツールです。
・他ツールとの連携面・拡張性
Google WorkPlaceの各種ツールとの連携が容易な他、rakumoがリリースしている各種ツールとも連携し、機能を拡張することができます。
・セキュリティ面
Google Workspaceのセキュリティ機能が搭載されています。2段階認証やデータ暗号化など。
4. LINE WORKS
LINE WORKSはビジネスチャット・音声/ビデオ通話・スケジュール管理が一体化した、ビジネスに特化したコミュニケーションツールです。フリー・スタンダード・アドバンストの3つのプランがあり、フリープランであれば無料で利用可能。コミュニケーションツールとして一般的なLINEを扱う感覚で、誰でも簡単に操作できます。
・機能
予定の登録・調整・削除などの基本機能の他、空き時間の検索機能でメンバーの予定の確認・招待も簡単に行えます。プッシュ通知の設定機能でリマインドができ、予定漏れなどを防ぐことも可能。共有設備や備品の予約管理もでき、わずらわしい設備・備品の管理業務を自動化できるのも特徴です。
・他ツールとの連携面・拡張性
LINE WORKSは、豊富な外部ソリューションツールと連携して使えるツールです。連携できるツールは100以上あり、業種や業界・用途に合わせて自由に組み合わせることができます。
・セキュリティ面
国際認証を取得した高いレベルのセキュリティシステムでサービスを管理。
5. TimeTree
TimeTreeは専用アプリまたはWebブラウザでスケジュールの管理や共有ができるサービスです。無料版・有料版の他、組織間でのスケジュール管理に最適な法人ソリューションがあり、さまざまな用途で活用できます。
・機能
TimeTreeはスケジュールの登録、共有が簡単に行えるのが特徴。プライベート用・家族用・ビジネス用など、カテゴリーに分けて登録でき、切り替えも簡単に行えます。利用者同士で活用できるチャット機能、ToDoリスト機能なども標準装備されており、ビジネスでも十分に活用できるでしょう。
・他ツールとの連携面・拡張性
TimeTreeは外部サービスとの連携ができないアプリです。
TimeTreeプレミアム、TimeTree公開カレンダーなどのプランに加入することで、無料版では使えないさまざまな機能を使えるようになるので、機能拡張が必要な場合はプラン変更を検討するのがおすすめです。
6. Notion(ノーション)
Notionはスケジュール管理だけでなく、さまざまな機能を持ち合わせたオールイン型の情報共有ツールです。無料で使えるフリープランの他、プラス、ビジネス、エンタープライズの3つのプランがあり、スマホアプリでもパソコンでも使用可能です。
・機能
予定の登録・調整・共有などの基本機能の他、メモ機能、タスク管理機能、チームWiki機能、ロードマップ機能、ガントチャート作成機能・議事録作成機能などがあり、ビジネスで発生するさまざまな情報の作成・共有をこのツールひとつで行えます。各機能のテンプレートも用意されており、はじめての方でも簡単に使い始められるのも特徴です。
・他ツールとの連携面・拡張性
Notionは、Slack、DropBox、Zoomなど、さまざまな外部サービスと連携できるツールです。Notionが提供しているAPIを活用すると、用途に合わせた機能にカスタマイズすることもできるので、機能の拡張性が非常に高いツールといえます。
・セキュリティ面
Notionには、二段階認証をはじめとした、さまざまセキュリティシステムが採用されています。個人から企業まで、どのような層でも安心してツールを使うことができます。
7. Lifebear
Lifebearは、スケジュールに関する情報をシンプルに一元管理できるアプリです。有料プランもあるものの、無料プランでほとんどの機能を活用できます。スマホ版とWebブラウザ版があり、スマートフォンからでもパソコンからでも使用できるのが特徴です。
・機能
予定の登録、調整、削除や予定の色分け・カテゴリ分けなどの基本機能の他、ToDoリスト作成、ノート、日記、スタンプ・着せ替えなどの機能が搭載されています。カレンダーに、ToDoリスト、ノート、日記などを紐づけられるのも特徴で、スケジュール管理と同様にタスク管理も同時に行えます。
・他ツールとの連携面・拡張性
LifebearはGoogleカレンダーと同期して活用できます。Googleカレンダーはビジネス用、Lifebearはプライベート用などと分けて使用して、スケジュールを管理するのに役立ちます。
各アプリの比較表
紹介した7つのアプリを、対応デバイスや用途などで比較すると以下の表のようになります。
対応デバイス | 無料プランの有無 | 用途 | ビジネス機能の充実度 | 拡張性 | |
Googleカレンダー | スマホ・パソコン | 有 | プライベート・ビジネス | ◎ | ◎ |
Microsoft Outlook | スマホ・パソコン | 有 | プライベート・ビジネス | ◎ | ◎ |
rakumoカレンダー | パソコンのみ | 無 | ビジネス | ◎ | 〇 |
LINE WORKS | スマホ・パソコン | 有 | ビジネス | ◎ | 〇 |
TimeTree | スマホ・パソコン | 有 | プライベート・ビジネス | 〇 | × |
Notion | スマホ・パソコン | 有 | ビジネス | ◎ | ◎ |
Lifebear | スマホ・パソコン | 有 | プライベート | △ | △ |
スケジュール管理が難しい理由は?
アプリを導入しスケジュール管理を実際に行う前に、スケジュール管理の失敗する代表的な理由と成功の秘策についておさらいしておきましょう。
スケジュール管理に失敗する理由
スケジュール管理に失敗する代表的な理由としては以下が考えられます。
・目的や目標が不明確で途中でやめてしまう
スケジュール管理の目的が不明確な場合、ゴールが曖昧なため、スケジュールを守る動機が薄れ、管理も不十分になります。まずは、スケジュール管理の目的や目標を明確にしましょう。
・タスクの細分化や優先順位の設定ができていない
タスクの細分化や優先順位の設定を怠ると、「タスクの完了に必要な時間が確保できない」「重要な仕事を後回しにしてしまう」などのトラブルにつながります。スケジュールを入力する前に、タスクを細分化し、優先順位を付けるようにしましょう。それに合わせてタスクに必要なリソース(人材、時間、予算など)を配分し、スケジュールを立てることが大切です。
・チーム内でのコミュニケーション不足
チーム内のコミュニケーションが不足し、情報の共有が不十分だと、誰が何をいつまでに完了させるべきか把握できず、適切なスケジュールを立てられなくなります。日次・週次・月次などでミーティングを行い、それぞれがやるべきタスクやスケジュールをすり合わせましょう。
・スケジュール管理の方法が目的に合っていない
使用しているツールや管理方法が業務内容や個々の目標に適していない場合も、スケジュール管理が難しくなります。メンバーのタスクの進捗を追いやすくする目的であれば、「メンバーのスケジュールとタスクを一覧表示できるアプリ」を導入する、情報共有が不十分な場合は、「予定の入力、調整、削除、共有などが簡単に行えるアプリ」を導入する、など抱えている課題や目的に合わせて、導入するアプリやスケジュール管理方法を考えてみてください。
適切なスケジュール管理で得られる効果
スケジュール管理を適切に行うことで、業務をスムーズに進行でき、業務効率や生産性が向上します。また、納期漏れや予定漏れが減るため、メンバー同士の信頼が厚くなる他、顧客からの信用を得ることができ、継続的な発注を受けられるなど、業績の向上につながることもあるでしょう。
まとめ
スケジュール管理は、プライベートでもビジネスでも、時間を有効に活用するのに欠かせない作業です。特に、ビジネスシーンでスケジュール管理に失敗すると、業務効率や生産性が低下するのはもちろん、顧客の信用を失ってしまう可能性もあります。スケジュール管理アプリの導入を検討している方は、まずは管理で抱えている課題を明確にして、その課題解決に適したアプリを選んでみてください。
【関西でネット回線をお探しなら】
eo光は17年連続お客さま満足度 No.1!※
※RBB TODAYブロードバンドアワード2023 キャリア部門 エリア別総合(近畿)第1位(2024年2月発表)
2007年~2023年17年連続受賞
※上記掲載の情報は、取材当時のものです。掲載日以降に内容が変更される場合がございますので、あらかじめご了承ください。