Googleカレンダーの便利な使い方とは？初心向けとビジネス・応用編

「Googleカレンダー」はGoogleアカウントを持っていれば誰もが利用可能なサービス。プライベートでもビジネスでも活用する方は多いでしょう。この記事では、初心者の方への基本的な使い方はもちろん、ビジネスシーンにおすすめの覚えておくと便利な機能を紹介します！

ライター：佐倉一史

Googleカレンダーの基本的な使い方

Googleカレンダーの基本的な使い方をご紹介します。

予定の追加でスケジュールを把握

もっとも基本的でよく使う機能が、予定の追加です。

画面左上の「＋作成（スマホの場合は右下の「＋」）」ボタンをクリック（タップ）して「予定」を選択、タイトルや日時を指定すればカレンダーに予定を追加できます。またカレンダー上の任意の場所をクリックまたはドラッグしても予定を追加・編集可能。

朝礼会議や定例ミーティングなどの定期的な予定については、「予定の詳細」画面の日時の下のタブで繰り返し設定を行えます。

いつでもどこでも予定の変更が可能

予定を変更したい場合は変更したい予定をクリックして、上のアイコンの中からペン（編集）アイコンを選択すれば「予定の詳細」画面で修正できます。時間を変更するだけであれば入力された予定をドラッグして変更することもできます。

同じGoogleアカウントであれば同期できるのでスマホから外出時でも予定の確認・修正ができます。

カレンダーを共有

カレンダーを他の人と共有するためには、以下の手順が必要です。

1. 画面左の「マイカレンダー」欄にある自分のカレンダーの「オーバーフローメニュー（…が立てに並んだアイコン）」をクリック
2. 「設定と共有」をクリック
3. 「特定のユーザーとの共有」欄から「＋ユーザーを追加」をクリック
4. 共有したい相手のメールアドレスを入力して、「送信」をクリックすれば共有相手に招待メールが送られます
5. 共有相手が承認すると、相手のカレンダー画面に自分のカレンダーが表示されます

しかしこれだけでは相手に自分のカレンダーを共有しただけで、相手のカレンダーを見ることはできません。他の人のカレンダーを見たい場合は、その人からも上記の手順で自分を招待してもらわなければならないので、注意しましょう。

共有する際の権限設定は4つ。

1. 予定のタイトルなどは見られず時間のみが確認可能な「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」
2. 閲覧のみが可能な「予定の表示（すべての予定の詳細）」
3. 予定の編集などができる「予定の変更」
4. 予定の修正や他人への共有も可能な「変更および共有の管理権限」

から選べます。

ビジネスシーンにおすすめなGoogleカレンダーの使い方 応用編

Googleカレンダーは多くの機能がありますが、今回はビジネスシーンで役立つ応用的な使い方を紹介します。もちろんプライベートでも使える機能もあるので参考にどうぞ！

To Doリストでその日のタスクを可視化

Googleカレンダーでは予定とは別に「タスク」を設定できます。タスクは「ToDoリスト」として表示され、詳細や日時までを追加できるのでその日にやることを記入しておけば、タスクを可視化できます。追加の仕方は、予定の追加方法と同じで詳細欄で「タスク」を選ぶだけです。

一日の予定を毎朝メールで通知

今日1日の予定リストを毎朝、メールでまとめて通知することができます。
カレンダー右上の歯車アイコンから「設定」>「マイカレンダーの設定」>「その他の通知」>「今日の予定リスト」の順に選択。ドロップダウンリストから「メール」を選択しておけば、その日の予定リストがメールで届くようになり、確認のし忘れを防止できます。

会議予定を登録するだけで、招待完了

スケジュールの詳細設定で、「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックすると、自動でGoogle MeetのURLを発行してくれます。

それだけではなく「ゲストを追加」に参加者のメールアドレスを追加すると、招待メールを自動で送ってくれるので、連絡忘れの防止にも最適です。

また別途アドオンをインストールすれば、Zoomとの連携も可能です。

「時間を探す」機能でみんなの空き時間をチェック

Googleカレンダーの「時間を探す」機能を使えば、カレンダーを共有しているメンバー全員の空き時間を見つけられます。
会議予定を設定したいときなど、ゲストを追加した後に「時間を探す」をクリックすると参加者のどの時間が空いているのかを一目で見つけられるので便利です。

目標（ゴール）を設定してスキルアップを目指す

スマホ版のGoogleカレンダーアプリでは、スキルアップのための目標「ゴール」が設定できます。

例えば「スキルアップ」の中には「プログラミングの習得」をゴールに設定することができます。

目標を達成するための勉強の時間を、「頻度」「時間」「都合の良い時間」の順で設定。するとAIが予定の無い時間を自動で探してカレンダーに予定を入力してくれます。
もちろんプライベートにおいても、ゴールを「自分の時間を作る」と設定すれば、公私を分けてスケジュールを管理することもできます。

まとめ

Googleカレンダーは自分だけではなく、グループ間で予定を共有できるのが魅力の一つ。同僚がどんな仕事をしているのかを把握できれば、打ち合わせの予定を提案しやすくなります。カレンダー機能だけではなく、ToDoリストや確認忘れ防止の通知、スキルアップの計画まで可能……とオフィスワーカーの強い味方なのです。
今回紹介した以外にも便利な機能があるので、どの機能が自分に合っているのか、まずは使ってみて上手な活用法を見つけていきましょう。