メールのCCとは？使い方やBCC·TOとの違いも解説

メールの宛先設定には「TO、CC、BCC」の3種類があります。

この記事では、超初心者向けにメールの宛先のTO、CC、BCCの役割、シーンごとに使い分ける方法、また、使う際の注意点を紹介します。

特に、ビジネスシーンにおいてはこれらの宛先設定を使い分ける必要があるため、取引先や上司に対して失礼にあたらないよう、それぞれの使い方をマスターしましょう。

メールのCCとは？BCC・TOと何が違う？

まずは、TO、CC、BCCの違いを確認しましょう。

「TO」にはメインでメールを送りたい人のメールアドレスを記載します。「CC」には、メールの内容を共有しておきたい人のメールアドレスを記載しましょう。

TOに複数人のメールアドレスを記載する場合は、誰に何を伝えたいのか、誰に何をしてほしいのかなど、具体的な指示をメールに記載するようにしてください。

「BCC」には、CCと同じく、メールの内容を共有したい相手のメールアドレスを記載します。

「BCC」は「見えない複写」という意味です。CCとは違い、BCCに設定されたメールアドレスは公開されません。メールの内容を共有したいときだけでなく、メールアドレスを公開せずに大人数にメールを送りたい場合にも適しています。

【事例別】メールのCC・BCCの使い方

ここでは、具体的な事例を挙げてCCとBCCの活用方法を詳しく解説します。

上司や取引先など目上の方とメールのやり取りをする際の参考にしてください。

CCの活用例：上司に仕事の進捗を共有しておきたい場合

ともにプロジェクトを進行しているチームのメンバーに連絡したり、進捗を確認したりするときは、メンバーのメールアドレスをTOに設定します。このとき、上司に直接報告したり確認を取ったりする必要はないものの、状況を知らせておきたいという場合に、上司のメールアドレスをCCに設定します。

こうすることで、メールのやり取り自体はチームメンバーとだけ行い、上司はそのやり取りを確認することができるのです。

また、CCで受信した上司は、誰がどの宛先に含まれているかも確認できるため、メールが共有されているメンバーを確認できます。

プロジェクトの進行には深くかかわっていないものの、情報を共有しておきたい人のメールアドレスをCCに記載して、報告漏れを回避しましょう。

BCCの活用例：複数の送信先にそれぞれのアドレスを伏せて送信したい場合

BCCは、取引先とのメールのやり取りを複数の上司に共有したいといったケースで活用できます。

TOに取引先のメールアドレスを、BCCに上司のメールアドレスを記載すると、取引先に上司のアドレスを表示させずに送信できます。

BCCを活用して取引先とのメールのやり取りを上司に共有すれば、上司への報告の手間を省くことも可能です。

なお、報告される上司側の立場で、BCCに自身が含まれているメールが届いた場合は注意が必要です。

BCCで送られてきたメールに対して「全員に返信」すると、取引先を含めた全員にメールが送信されてしまうため「全員に返信」の利用は避けてください。

メールのCCを利用する際の注意点4つ

メールでCCを活用する際は、次の注意点に気を付けましょう。

1. CCに掲載するメールアドレスの順番のマナーを守る
2. BCCと間違えてCCで送ると個人情報が漏えいする
3. 自身がCCのメールを受け取った時は返信不要
4. TOのメールにCCがついている時はCCを変更せずに返信する

一つずつ詳しく解説します。

1．CCに掲載するメールアドレスの順番のマナーを守る

CCの宛先を複数設定する場合には、記載するメールアドレスの順番のマナーを守りましょう。

最近は気にする方も減っているようですが、目上の方のなかにはマナーを気にする方も多いため、失礼にあたらないように送信する必要があります。

CCに掲載するメールアドレスの正しい順番は、次のとおりです。

1. クライアント、顧客
2. 関連性の高い社外の方
3. 社外の方
4. 社内の方

クライアントや顧客をはじめとした社外の方に肩書きがなく、社内の方に役職がある場合でも、社外の方のほうが優先順位が高くなります。社外・社内ともに、役職順に掲載しましょう。

また、CCの人数があまりにも多いと見づらくなるため、5名以上になる場合は上司に確認をして送り先を決めてください。

2．BCCと間違えてCCで送ると個人情報が漏えいする

BCCでメールを送る際は、誤ってCCで送信しないように注意しましょう。

CCでメールを送ると、送信先全員のメールアドレスが公開されてしまい、何らかのトラブルにつながる恐れもあります。

例えば、クライアントとメールのやり取りをするケースを考えてみましょう。クライアントと直接かかわりのあるメンバーをCCに設定することは問題ありませんが、自身の上司や社外の外部メンバーなどにもメールを共有したい場合、本来ならBCCに設定する必要があります。

ところが、誤ってCCに設定すると、上司や外部メンバーのメールアドレスも、クライアントに公開されてしまいます。クライアントにとっては、面識のない人が送信先に含まれていることで「この人はどういった立場の人なのだろう？」と不審に思うことがあるかもしれません。

昨今、個人情報の漏えいが問題視されており、特にメールアドレスの流出は大きなトラブルにつながる恐れもあります。

BCCでメールを送信する際は、CCと間違えていないかを確認してから送信してください。

3．自身がCCのメールを受け取った時は返信不要

自身がCCのメールを受け取った場合、返信する必要はありません。

CCの設定は「メールの内容を把握しておいてほしい」という意図のため、確認して内容を把握した後の返信は不要です。

CCに含まれる人数が多いメールの場合、全員が返信してしまうと送信元の方が対応に追われ、ビジネスの場合効率的に仕事を進められません。

CCでメールが送られてきた際は、内容を把握するのみとしましょう。

4．TOのメールにCCがついている時はCCを変更せずに返信する

自身がTOに含まれているメールを受信した際は、CCの内容を変更せずに返信してください。

CCには、メールの内容を共有したい人のメールアドレスが記載されています。

CCのメールアドレスを消したり追加したりすると、送信者が共有したい人とメールを共有できなかったり、共有が不要な人にもメールが送られたりすることがあります。

もし、新しくCCに追加したい人がいる場合は「それがどのような立場の人で、なぜCCに入れるのか」を添えておくと良いでしょう。「今後は、××を担当する○○もCCに追加させていただきます」などと記載しておくのがおすすめです。

まとめ

CCやBCCを活用すれば効率的にメールの内容を共有できますが、BCCとCCを間違えると、個人情報の漏えいにつながるため、活用する際は注意しましょう。

「CCには、情報を共有したい相手」「BCCには、情報を共有したいがメールアドレスを非公開にしたい相手」と覚えてくださいね。

また、CCに設定する順序、新しくCCに追加する場合の申し送りなど、マナーもきちんと守ることで相手に好印象を与えられるでしょう。