タスク管理ツール、選び方のポイントとおすすめツール5選

仕事のタスクを整理し、管理するためのタスク管理ツールは上手に活用することで作業を効率化できますが、種類が多く「何が自分に合っているのか分からない」とお悩みの方もいるかもしれません。この記事では、タスク管理ツールの概要や選び方の他、おすすめのツール5選を紹介します。

ライター：CLIP編集部

タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールとは、個人やチームが作業を効率的に行うためのアプリやソフトウェアのことです。タスク管理ツールにはさまざまな種類がありますが、リスト形式でタスクを表示する、タスクの優先順位や期限を設定する、タスクの進行状況を追記するなどの機能が搭載されています。

また、ビジネスシーンで有効活用できるように、複数人でひとつのツールを編集できたり、メンバーの役割に合わせて権限を変更できたりと、複数人で利用することを前提とした機能が搭載されているのも多いです。ただし、利用可能人数や機能・容量などは契約するサービスやそのプラン・費用に応じて変わります。いずれにしてもタスク管理ツールは、ビジネスの効率化のために欠かせないものとなっており、業務で何らかのツールを活用した経験があるという方も多いのではないでしょう。

タスク管理ツールの選び方

では、タスク管理ツールを選ぶ際にはどのようなポイントに注意すればいいのでしょうか？　ここでは、タスク管理ツールの選び方について紹介します。

解消したい課題を明確にする

まず、タスク管理ツールを導入する目的を明確にすることが大切です。自分やチームが抱えている課題を洗い出し、それを解決できるツールを選ぶと失敗が少なくなります。例えば、納期漏れなどが発生しており、スケジュール管理を徹底したい場合は、タスクごとのスケジュールを可視化でき、期限が近づくとアラートを出してくれる機能などがあると便利です。このように、解決したい課題を明確にしてから、ツールを選ぶように意識しましょう。

その他のツールと連携できる

既に利用しているアプリケーションやツールがある場合、それらと連携できるかどうかを確認しましょう。特に意識したいのは、コミュニケーションツールとの連携。Slack、Microsoft Teams、Chatworkなど、お使いのコミュニケーションツールとの相性に合わせてツールを選定するといいでしょう。連携の可否や相性の良し悪しでタスク管理ツールを選ぶことで、情報共有がスムーズになり、より効率的に作業を進められるようになります。

操作性や料金を選ぶ

タスク管理ツールを長く使うために意識したいのが、ツールの操作性です。画面を見たときに直感的に操作方法がわかり、深く考えなくても簡単に扱えるものを選ぶのがおすすめ。操作がわかりづらいものを選んでしまうと、ツールを使うのがストレスになり、十分に活用することができなくなります。

また、タスク管理ツールを選定する際には、料金などのコスト面も意識しましょう。機能や操作性が優れていても、料金が高すぎると、長く使い続けることができません。まずはタスク管理ツールに割り当てる予算を決めて、その範囲内で選ぶことが大切です。

チーム利用の場合は、複数人で利用できるものを選ぶ

チームで使用する場合、複数人での利用がしやすいツールを選ぶことが大切です。タスクの割り当てや進捗の共有、ファイルの共同編集、タスクへのコメントの書き込みなど、複数人利用を前提としたツールを選ぶことで、チーム全体の業務効率化を図ることができます。

おすすめのタスク管理ツール５選

おすすめのタスク管理ツール5選について紹介します。タスク管理ツールをお探しの方は、ぜひチェックしてみてください。

1． Todoist

Todoistは、チェックリストとタスクの作成に特化したシンプルなツールです。

プロジェクトごとに必要なタスクを整理整頓し、それぞれのタスクに、作業内容の詳細、期限、優先度などを設定して保存することができます。プロジェクト・タスクの追加、編集、共有なども簡単に行える他、Googleカレンダーと連携させたり、Ganttifyというツールと連携したりして、プロジェクト管理に便利な「ガントチャート」を作成することも可能。以下で紹介するNotionやTrelloと結合させて、それぞれのアプリ内でTodoistを使えるようにカスタマイズすることもできます。

個人であれば無料版でも十分に活用できますが、“チームプロジェクトを追加できない”、“リマインダーが活用できない”、“ファイルのアップロード数に限りがある”など、一定の制限があります。複数人でのビジネス利用を検討している場合は、有料版を使うのがおすすめです。

・参考：Todoist

2． Notion（ノーション）

Notionは、メモの作成・保存、タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント作成、スプレッドシートなど、さまざまな用途に使えるオールインワン型のタスク管理ツールです。

Notion内で作成したドキュメントをリスト形式、カレンダー形式、タスクボード形式、ギャラリー形式などで一覧表示できる機能もあり、データベース化も簡単に行えます。業務に関係するあらゆる情報（予定やメモの確認、PDF資料やドキュメント文書の保存、タスク管理など）を一元管理できる他、プライベートの情報をまとめるのにも役立ちます。

プランは無料版の他に、個人向けの有料版、グループ利用向けの有料版があり、用途に合わせて選ぶことができます。プランによって、利用できる機能や招待できるゲストの人数・保存できるデータの容量が異なるので、比較検討した上で選ぶようにしましょう。

・参考：Notion

3．Trello（トレロ）

Trelloは、カンバン方式（※トヨタ自動車が開発した生産管理手法）のタスク管理アプリです。

「ボード」と呼ばれる画面にリストをつくり、そこに小さなカードにしたタスクを追加・整理していきます。ホワイトボード上の付箋を動かすように直感的にタスクを確認、編集、整理が可能。タスクを整理する「カード」には、タスクの説明、重要度の色分け、期限、添付ファイルなどを設定でき、用途に応じて内容を変更することもできます。

Trelloは、直感的・感覚的に操作でき、かつ複数人でタスク管理するのに適したツールです。個人利用・複数人利用、どちらでも便利に活用できますが、無料版は機能に制限があるので注意が必要です。ユーザーごとの権限の追加やボードの表示形式を増やすなど、ビジネスに特化した仕様に変更したい場合は、有料版の利用を検討しましょう。

・参考：Trello

4. Google Keep

Google Keepは、Googleアカウントで利用できる無料のメモアプリです。

• アイデアをメモする
• タスクリストを作成する
• タスクのリマインダーを設定する
• Webページのテキストや画像をストックする

といった、豊富なタスク管理機能が搭載されており、操作性が優れているのもポイント。また、テキスト・画像・音声など、さまざまな方法で簡単にメモが取れるのもGoogle Keepの特徴です。共同編集者を追加する機能もあり、メモを他人に共有するときにも便利に活用できます。

チームや業務のタスク管理というよりは、メモに特化したツールのため、グループよりは個人利用がおすすめです。仕事のアイデアや日常のタスク管理に有効活用できるでしょう。

・参考：Google Keep

5. OneNote（ワンノート）

OneNoteはMicrosoft Officeのパッケージに含まれるメモアプリです。Microsoftアカウントがあれば、無料でダウンロードでき、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用できます。自由度が高いメモアプリで、文字・画像・表・リンクなどを好みの位置に配置して編集できるのが特徴。手書きの機能もあるため、紙のノートのような感覚で使用することもできます。

オーディオ録音から議事録の自動作成、Microsoft Outlookなどのツールとの連携機能、Onetasticなどのタスク管理に適した拡張機能など、ビジネス利用に適した機能も搭載されており、複数人での共同利用に適しています。ただ、無料版だと保存容量が限定されているので、ビジネス利用を想定している場合は有料版の利用を検討するとよいでしょう。

その他

この他、万能な業務効率化ツールであるExcelを活用する方法もあります。条件付き関数やToday関数などを使ってカスタマイズすれば、自分好みのタスク管理表やカレンダーを作成することができます。
以下の記事で、Excelを使ったカレンダーの作成方法などを紹介しているので、興味のある方は確認してみてください。

また、より規模の大きなプロジェクトのタスク管理には「Asana」などのツールがおすすめです。Asanaはプロジェクト・組織の目標と個人のタスクが、どのようにつながっているのかまで「見える化」してくれる、大規模プロジェクトに対応したタスク管理ツールです。このような、組織と個人の因果関係を明確にするツールを使うことで、業務効率化を行いながら、同時に関係者のモチベーション向上につなげやすくなるでしょう。

まとめ

目的に合ったタスク管理ツールを導入することで、タスクの整理整頓が簡単に行えるようになる他、リマインダーで納期遅れを防いだり、情報共有して進捗状況をチェックしたり、さまざまな業務効率化を行うことができます。ただ、このようなツールの効果を高めるには、いくつかのポイントを意識してツールを選ぶ必要があります。どのツールを選べばよいかわからない……という方は、ぜひ今回紹介した選び方のポイントとおすすめのタスク管理ツールを参考にしてみてください。