Trello(トレロ)とは?便利な使い方と安全に使う設定

Trello(トレロ)は直感的な操作で好評なタスク管理アプリ。Googleなど大手企業のビジネスシーンや、プライベートでも日々のTODO・アイデア整理などに活用されています。便利なツールである反面、2021年4月には企業・個人の情報が外部から閲覧可能な設定になっていた事例が発覚するなど、使用には注意点があります。
この記事ではTrelloの特徴と、安全に使う設定を説明します。

ライター:荒井啓仁

Trelloとは?

トレロとは?

Trelloとは2011年にアメリカの企業Fog Creek Software(現・Glitch)が開発したWebアプリケーション。2017年からオーストラリアのソフトウェア企業Atlassianに買収されています。

Trelloはトヨタ自動車が発祥の生産管理のやり方「カンバン方式」を参考に作られたタスク管理ツール。iPhone、iPad、Android、デスクトップアプリではMacとWindows、WebブラウザはGoogle Chrome、Firefox、Edge、Safariで利用できます。

ホワイトボード上で付箋を動かすような直感的な操作とデザインが特徴で、ビジネスの場ではもちろん、個人的なToDo管理やアイデア整理などでも人気を集めています。

Trelloでは「ボード」と呼ばれる作業場に、「リスト」をつくり、そこに小さな「カード」にしたタスクを追加・整理していきます。

例えば、

  • 「買い物」リスト
  • 「資格取得」リスト
  • 仕事のタスク
  • 完了

など複数のリストを同一ボード上で管理することができます。
「買い物」リストの「豆腐」「にんじん」、「仕事のタスク」の「Aさんにメール」といったタスクがあったとします。もしタスクが完了したら「完了」リストに移動させるなど、日々の違うジャンルのTODOの中でも一元管理できます(もちろんそれぞれリストではなくボードで分ける使い方もできます)。

日々のToDo管理だけではなく、Trelloの直感的なUIはアイデア整理にも役立ちます。
Trelloはアイデアやメモなど、リストごとにまとめて並べて眺めることができるため、古いメモを見失わずに済むでしょう。

Trelloは基本無料で利用できますが、より多くの機能が使える有料プランもあります。
有料プランは12.50ドル/月で利用でき、ユーザーごとの権限の追加や、ボードの表示形式を増やすなど、こちらはビジネスでの利用に特化した内容です。

ビジネスプラン:https://trello.com/business-class

Trelloの始め方・使い方

アカウントの作成

Trelloを始めるには、まずTrelloのWebサイトのアカウント登録フォームでメールアドレスを入力。Atlassianアカウントを作成しましょう。
Googleアカウントや、Microsoftアカウント、Appleアカウントを紐付けてアカウントを作成することも可能です。
PCやタブレット端末であればWebブラウザでも利用できますが、スマートフォンで利用する場合はスマートフォン用のアプリをダウンロードしたほうが良いでしょう。

ホーム画面では参加しているボードが全て表示されます。
用途に合わせてボードを分けていたり、他人の作ったボードに招待されていればホーム画面に戻ってボードを切り替えることができます。

ボードには作成したリストが並んで表示されます。
リストにカードを追加していき、完了したものは完了リストを作り移動させるか、カードを削除したい場合はカードを開きアーカイブにすることでリストから消す事ができます。
カードを開いた際、詳細に設定できる項目がありますのでいくつか紹介します。

カードを開いた際に設定できる項目

・カバー
カードに色や写真を追加したい場合はカバー欄の変更をしましょう。
カードに色を付けておけば、重要度の高いものに色を付けたり、リストごとに色を決めておけばよりボードが見やすくなります。
カバーに追加した写真は、添付ファイルと違ってボードにそのまま表示されるため、写真をメモ代わりにカードとしてリストに追加することも可能です。

・チェックリスト
例えば買い物などに行く際、買うものごとにカードを作っていてはカードを移動する手間が増えてしまいます。
チェックリスト機能を使えば、カードごとに細かくタスクを追加できるため上記画像のように「買い物に行く」というカードの場合は、立ち寄る店ごとにチェックリストを作成すれば、管理がかなり簡単になります。

・期限
カードの期限を設定することもできます。
日時を指定しておけば期限の前日などにリマインダーとして通知が届くので、期限の決まっているタスクは日時を設定しておけばより安心して利用できるでしょう。

・添付ファイル
カードに画像やpdfなどを添付できます。
カバーと違ってカードを表示した際に見ることができ、ボードにはそのまま表示されないため大きい画像や、リストをスッキリ見せたい場合はファイルを添付した方が良いでしょう。

Trelloの良い点・気になる点

Trelloの良い点

1.直感的で見やすいUI
タスクを種類ごとに並べて眺められるTrelloのUIは、仕事もプライベートもタスクをまとめて管理しやすいでしょう。

2.直感的、感覚的に操作できる
Trelloはタスクやアイデアを記入したカードを移動させるだけなので難しい操作は要らず、カードが増えたリストを細かく分けるのも簡単。仕事やToDo管理だけではなく、アイデア出しなどにも役立ちます。

3.複数人で管理がしやすい
見やすいUIと直感的な操作に加え、複数人でボードを運用する場合もTrelloは便利です。
メンバーごとにリストを作成してもいいですし、メンバーごとにカードの色を決めておけば
同一のリストに複数人のカードを追加しても誰が進めているタスクなのか一目瞭然です。

Trelloの気になる点

・PC・タブレット以外はやや見づらいデザイン
横長のデザインはスマートフォンでも変わらないため
Trelloの横長のボードにリストが並んでいるデザインはスマートフォン用アプリでも変わらないため、ボード全体を俯瞰して眺めるのは少々難しいです。
カードを移動する際も、カードをタップしつづけたまま画面をスワイプする必要があるためPC版に比べて操作性が下がってしまうのは少し残念です。

Trelloの注意点

トレロの注意点

2021年4月にTrelloで多くの企業・個人の情報が外部から閲覧できてしまう状態と発覚。企業の採用情報や、就活生の個人情報、個人の銀行口座番号や暗証番号などがインターネット上に流出してしまいました。
外部から閲覧できてしまった理由は、ボードの公開範囲設定がデフォルトで「公開」になっていたこと。ユーザーがボード作成時に公開範囲設定を「非公開」に変更していなかったためです。
「公開」の説明にある通り、「公開」設定にしているとGoogleなどで検索するだけでキーワードを含んだボードが検索に上がってきてしまい、数多くの企業や個人のボードが第三者でも簡単に閲覧できる状態にありました。

現在ではボード作成時の公開範囲設定は「非公開」がデフォルトになっており、設定し忘れによる流出は防げますが、複数人でボードを利用する場合はお互いに「非公開」から「公開」に変えることのないようによく確認することが大切でしょう。

まとめ

直感的なUIと操作で、ビジネスの場だけではなく個人の利用でも人気を集めているTrello。
流出問題が話題となりましたが、しっかりと確認を怠らなければ安全に利用できます。
PCやスマートフォンで気軽に始めることが出来るので、まずは利用してみてはいかがでしょうか?


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※上記掲載の情報は、取材当時のものです。掲載日以降に内容が変更される場合がございますので、あらかじめご了承ください。

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