PDFに電子署名する方法は？電子サインとの違いも解説

コロナ禍以降の働き方改革やペーパーレス化で増えてきた電子署名。インターネット経由で送られた書類に電子署名する場合、対応に困ったことがある方もいるかもしれません。電子署名は専用のアプリ経由で署名するのが一般的ですが、なかには「PDFにサインを」というケースも見受けられます。

今回は、電子署名や電子サインとの違いについて簡単におさらいをした上で、PDFに電子署名を求められた場合の対応策を紹介します。

ライター：荒井啓仁

電子署名とは？

インターネット上でやり取りするデジタル文書は、内容の改ざんや盗まれるリスクも存在します。電子署名とは、デジタル文書に対して「本人性（誰が作成したか）」と「非改ざん性（内容が改ざんされていないか）」を客観的に証明するために施される電子的な措置（方式）のことです。電子署名は基本的に、「公開鍵暗号」と「ハッシュ関数」などの技術を用い、署名後の改ざんを検知でき、署名者が本人であることを第三者が検証できます。

電子署名と電子サインの違いは？

電子署名と電子サインはしばしば混同されます。電子署名法は「電子署名」に法的な定義と効力を認めていますが、「電子サイン」は法律上の定義語ではなく、電子的な署名行為全般の広い呼称です。

「電子署名」は電子文書について「本人が作成・承認したこと」と「内容が改ざんされていないこと」を示すための電子的な措置（方式）のことです。具体例として、マイナンバーカードの公的個人認証や、信頼された認証局が発行する電子証明書を使ったPDFのPAdES署名（Adobe Acrobat/Readerで「証明書を使用」による署名）などが挙げられます。

一方、「電子サイン」はより広い概念で、タブレットやマウスで描いた署名画像の貼り付け、Webで「同意する」をクリックした履歴、メールでの承認返信などの総称です。こうした方法のうち、適切な本人確認や改ざん防止を備えないものは、第三者による客観的証明ができず、法的エビデンスは弱くなります。

紙に押印したものをスキャンしたものは「電子サイン」としてはあつかえますが、「本人性」や「非改ざん性」を客観的に（第三者によって）証明ができません。

PDFでの電子署名のやり方は？契約のレベルによって注意すべき点

Adobe社が提供する「Adobe Acrobat」や「Adobe Acrobat Reader」であれば、アプリ上で電子署名が行えます。PDFを印刷→直筆で署名→PCでスキャンしPDF化して送付という方法は、署名が本人のものであると第三者により検証が行えず「電子署名」の要件を満たさないため注意しましょう。Adobe Readerで自分自身で作成したID（自己署名証明書）による署名も同様です。実印相当など厳格な契約が必要な場合は、認証局により発行された有料の電子証明書の組み込みが必要です。

この記事では、社内文書や「認印」レベルの契約に利用される電子署名の付与について説明します。

PDFに直接書き込んでも大丈夫？

送られてきたPDFをダウンロードして画像編集で記名するのは基本的にはNGです。画像編集で名前を入れただけでは、電子署名の「本人性」と「非改ざん性」を満たせません。ただし、PDFファイルに電子署名を付与する形であれば、編集しても問題ない点は抑えておきましょう。アプリを経由せずにPDFだけ送られてきた場合は、署名の方法について先方に確認することが大切です。

PDFファイルに電子署名を付与する方法は？

「PDFに署名して」とだけ指示がある場合もあるでしょう。PDFに電子署名を付与するには、Adobeの無料ソフト「Acrobat Reader」の利用がおすすめです。Adobe公式サイトからインストーラーをダウンロードし、アプリを起動しましょう。

まずはデジタルIDの登録から

PDFに電子署名をする前に、Adobe Acrobat上でデジタルIDを設定する必要があるため［環境設定］を開きましょう。［署名］を選び［IDと信頼済み証明書］の欄にある［詳細］をクリックします。（上画像参照）

画面上部の［IDを追加］をクリックし［今すぐデジタルIDを新規作成］にチェックを入れて［次へ］進みます。署名の情報として名前や部署、会社名、メールアドレスなどの情報を記入しましょう。

情報を記入し終わったら、パスワードを設定してデジタルIDのバックアップを保存します。保存した場所のメモも忘れずに。このパスワードは、電子署名する際にも必要なのでしっかりと控えておきましょう。ID一覧に登録したIDが表示されていれば、デジタルIDの設定は完了です。

PDFに署名するには［証明書を使用］

続いて、メニュー画面から［証明書を使用］を選びます。［入力と署名］では、法的に根拠力の低い電子サインになってしまうので注意しましょう。

［証明書を使用］から電子署名したいファイルを選び、左側のメニューから［デジタル署名］をクリックします。署名フィールドを選択する指示をするポップアップが開くので、［OK］を押し、署名を記入する場所をドラッグしましょう。

署名フィールドを選ぶと、デジタルIDが選べるので先ほど作ったIDにチェックが入っているのを確認し［続行］を選びます。署名の内容に問題がなければ、パソコン自体のPINコードか、先ほど設定したパスワードを記入し［署名］を押しましょう。

［署名］を押すと、電子署名が付与されたPDFが保存されました。



まとめ

相手が遠方に住んでいるなど、対面が難しい場合でも簡単かつ安全に行える電子署名。基本的には先方からの指示に従い、不明な点がある場合は確認することが大切です。画像の印鑑のみで済ます電子印鑑や電子サインは法的根拠としての信頼性が低い点には注意しましょう。