ChatGPTで仕事効率化術5選！実業務での活かし方も紹介

ChatGPTが便利なのは知っているけれど、「実際に仕事でどんな使い方ができるの？」「どんな使い方をすれば仕事の効率性、生産性が上がるの？」と思われている方もおられるのではないでしょうか？　この記事ではChatGPTを仕事で活用する具体例を紹介します。この内容をヒントに業務の効率アップに役立ててみてください。

ライター：CLIP編集部

業務効率化に役立つChatGPTの活用事例

文章の作成・要約・翻訳、コード生成や表計算の関数作成、アイデアや画像の生成など、マルチにタスクをこなすChatGPT。そこで業務効率化に役立つChatGPTの代表的な活用事例を5つピックアップしました。実際、どのように業務に役立つかといった視点も含めて紹介します。

1．文章生成

ChatGPTは文章生成に優れたAIツールです。インターネット上の大量のテキストデータをもとに、目的や条件に応じた文章を自動的に組み立てて、すばやく生成。ユーザーが必要な情報やキーワードを入力するだけで、文脈に合わせたアウトプットを作り出すことができるのが大きな特長です。また、役割を指定することで文章の語調を調整したり、文字数を細かく指定したりすることも可能です。

例えば広報やPRの現場を例にすると、ChatGPTに「製品名・特徴・発売日・ターゲット・訴求ポイント」を入力するだけで、1分ほどでニュースリリースの初稿を作成可能。「堅い表現で」「新聞風に」などトーンの指定も可能で、担当者は校正・加筆に集中でき、担当者は校正や加筆に集中でき、業務効率が大幅に向上します。

ほかにも「文章生成」はさまざま業務で活用され、業務効率化につながると考えられます。例えば、以下のようなシーンでも活用できます。

• Webライティング
• 広告文の作成
• キャッチコピーの作成
• SNS投稿文の作成
• 商品説明の作成　など
  

2．要約

単に文章を短くするだけでなく、文中の主張・意図・構成といった内容を理解し、目的に合わせて整理や処理できるのが、ChatGPTの要約機能の特長。目的や文体に応じて、さまざまな要約スタイルに対応します。

難解な長文のレポートや論文などを端的に要約することはもちろん、箇条書き・章立て・表など幅広い形式でポイントを整理したり、要点の一部分を抽出したり、YouTube動画を文字ベースで抽出したりすることも可能。文章内容の評価や課題を指示すれば、改善点も提案してくれます。

例えば、新聞・雑誌の記者が膨大な取材メモや長時間のインタビュー音声の書き起こし原稿をChatGPTに読み込ませ、「見出し・導入・まとめの形式で要約して」と指示すれば、記事構成の骨子を生成します。また「40代ビジネスパーソン」といったように読者のターゲットを指定すれば、読者層にふさわしい文体や情報なども反映します。記事構成案の作成にかかる時間が半減されるだけでなく、質の高い“ベース”が仕上がります。

そのほか、「要約機能」は以下のようなシーンでも活用できます。

• 議事録の作成・要約
• マニュアルや研修資料の要約
• 報告書やレポートの作成
• 口コミやアンケート結果の集約　など

3．翻訳

ChatGPTは複数の言語に対応しています。日本語はもちろん、英語・中国語・韓国語・スペイン語・フランス語・イタリア語・ドイツ語などに対応しており、一度に複数言語の翻訳を行うことも可能です。

翻訳機能は機械的な直訳ではなく、文全体の意味や文化的な背景などをくみ取った意訳が特長。ビジネス調や論文調といったように条件を指示すれば、シーンに合わせた翻訳スタイルも可能です。文法チェックや自然な言い回しへの修正もお手の物で、教育・研修現場などでも活用できます。

例えば、ホテル従業員の英語での接客を強化したい時、ChatGPTを“仮想のお客様”として利用可能です。マネージャーが「外国人観光客と自然な英語で接客ロールプレイングをしたい」と入力すると、ChatGPTが顧客役としてリアルな会話を再現し、店舗研修で反復練習できます。

そのほか、「翻訳機能」は以下のようなシーンでも活用できます。

• 案内文やメニューなどの多言語表示
• 海外ニュース記事の翻訳
• 国際取引や商談メールの翻訳
• 教育現場での和訳練習や英作文添削　など

4．リサーチ

ChatGPTは「検索エンジン」「百科事典」「分析ツール」の機能をすべて兼ね備えたツールです。一般知識・理論・歴史・概念といった学習済みの幅広い情報をベースに回答してくれるだけでなく、有料版のプランによってはウェブ検索機能を備えているため、最新ニュースをもとに市場動向や製品比較、企業情報などもリサーチや分析をすることも可能です。

例えば、製造会社の経営・企画に携わるスタッフがChatGPTに「AI技術の普及が業界に与える影響を、楽観・中間・悲観の3パターンで示して」と指示し、リスクと機会を分析。経営陣との議論のベース資料として活用。将来予測の思考の幅が広がり、戦略立案のスピードも向上する……そんな利用シーンが考えられます。

そのほか、「リサーチ機能」は以下のような場合でも活用できます。

• 市場調査
• 競合比較
• トレンドリサーチ
• 顧客業界分析

5．表・関数・プログラミング（コード）生成

ChatGPTはExcelやGoogleスプレッドシートの表や関数、VBAやPythonなどの業務自動化用コード、さらには正規表現やシェルスクリプトなど、さまざまなプログラミング処理を自動生成できます。

例えばExcelに不慣れな個人店の店主が「日付、商品名、単価、数量、金額の項目を設けた売上管理表をExcelで作成して」と指示するだけで、数式を入力することなく、売上管理表のひな型を生成。ひな型をエクセルにコピー&ペーストし、実際の商品名や単価などの数値を打ち込めば簡単にリストを作成。さらに日付別・商品別で自動集計できるテンプレートなども提案してくれます。

そのほか「表・関数・プログラミング生成」は以下のようなシーンでも活用できます。

• グラフの作成
• データ処理
• 関数やコードの確認・提案

ChatGPTをビジネスで利用する時の注意点

さまざまなビジネスシーンで活用できるChatGPTですが、いくつかの注意点やリスクもあります。特に、ビジネスでChatGPTを利用する際に押さえておくべき注意点を紹介します。

AIモデル・プラン

私たちがよく利用しているChatGPTのAIモデルはGPT-4、GPT-4o、GPT-5などです。AIモデルやプランによって学習している情報の鮮度が異なるので要注意。無料版と有料版でも回答精度や処理速度、機能や利用制限などに違いがあります。

GPT-4とGPT-4oの有料版の一部では「Browse（ウェブ検索機能）」が利用できて最新情報の取得が可能ですが、すべてのユーザー・全場面で最新情報を取得できるわけではありません。ChatGPTのAIモデルやプランは事前に確認しておきましょう。

情報の正確性

ChatGPTの回答は、一見正しいように見える情報であっても、誤った情報（ハルシネーション）が含まれている場合があります。プロンプトで「出典を示して」と指示しても誤リンクや架空情報が混じることもあり、特に法律・医療・金融・歴史といった専門領域を調べる際は注意が必要です。数字や引用などの重要情報は必ずオフィシャルの資料やウェブサイトなどで確認するように心がけましょう。

機密情報・個人情報

ChatGPTに個人情報や機密情報などを入力すると、データがOpenAIのサーバーに送信・保存される場合があります。その一部がAIの学習データとして活用されることもあり、情報漏洩や個人特定につながるリスクがゼロではありません。個人名・住所・メールアドレスなどの個人情報はもちろん、社外秘の資料・社内文書・顧客データなど、重要な情報の入力は避けるようにしましょう。

業務利用時は「機密データを含まないプロンプト設計」が必要。また、社内で指定のAIツールが提供される場合は、ルールを確認しそのルールに従って社内指定のAIツールを利用するといいでしょう。

著作権・知的財産

ChatGPTが出力した生成文は、著作権侵害のリスクを避ける意味でも、そのまま転載・公開しないのが定石。特定の作家や企業などを連想させるプロンプトも基本的にNGです。ChatGPTの生成文はあくまで参考資料として捉え、ユーザーが再構成するようにしましょう。

まとめ

ChatGPTはアイデア出し・下書き・イメージなどの思考支援ツールとしてだけでなく、要約やリサーチ、データ集計、文章生成、翻訳、表や関数の作成など、さまざまな業務を効率化できるツールです。ゼロからイチを生み出す負担を減らし、最終的に人が調整するという“たたき台”としての活用方法が、ビジネスシーンでも広がりつつあります。ChatGPTを”アシスタント”的にうまく取り入れることで、日々の仕事の時短や業務効率化・生産性向上にもつながるでしょう。

ただし、ChatGPTがハルシネーションを起こす可能性もあるため、生成された回答には必ず目を通し、出典や情報の裏取りを行うことが鉄則です。また、個人情報や機密情報、著作権や肖像権などにかかわる情報の入力は避け、適切な利用を心がけましょう。