OneNote(ワンノート)の使い方＆無料で使える便利機能

Microsoft社が開発したデジタルノートOneNote。手書きでも書き込める自分用のメモとして、あるいは仕事仲間に共有する資料作りなど活用シーンを問わず、いろいろな使い方ができる万能ノートです。
今回はOneNoteとはどんなアプリケーションなのか、実用性はどうなのか、具体的な活用法と併せて紹介します。

ライター：CLIP編集部

OneNoteとは？

OneNoteとは、Microsoft社が開発したデジタルノートアプリケーションでWordやExcel、PowerPointと一緒にMicrosoft Officeに含まれています。
OneNoteはWindows10が搭載されたパソコンにインストールされている「OneNote for Windows10」とWindows10ユーザーでなくても利用できる「OneNote」の2種類があります（Window11でも基本的に問題なく利用可能です）。いずれも使用するにはMicrosoftアカウントが必須ですが、アカウント作成もアプリケーションも無料。ダウンロードすればパソコンだけでなく、スマートフォン、タブレットからでも利用できます。

OneNote 5つの特長

OneNoteの代表的な5つの特長を紹介します。

1．自由度の高さ

文字、画像、表、リンクなどを自由な位置に書き込むことができるOneNote。文字の入力は付箋を貼るようにブロックごとに入力できます。複数のブロックをまとめたいときは、ブロック同士をshift+ドラッグするだけ。
また手書き入力もできるため、紙のノートと同じような感覚で扱えます。優れた文字認識率で通常のテキスト文書に変換も可能。貼り付けた画像や表の上に手書きでメモが残せるのでイメージ通りのノートが作れます。

2 ． 自動保存

OneNoteはクラウド上に自動保存されるため保存し忘れることがありません。仮にオフラインで作業をしても、データを一時的にデバイスで保存し、オンラインに戻った際に自動で同期されるので安心。アプリやパソコンのフリーズが起きても、データは消去されません。

3 ． どこまでも無限に広がるキャンバス

OneNoteでは、用紙サイズが決まっていません。そのため書く前に構成を考える必要がなく、勢いのままに書き始めることができます。まずは思いのままに書き始め、その後に整理する。これがOneNoteらしい使い方。
印刷用に規定サイズで使用したいときは設定で変更が可能。ただしWindows10版では現在対応していないので、アプリケーション版のダウンロードが必要です。

4 ． データ管理がラクチン

デジタルノートなので、当然ノートをいくつ作成しても持ち運びに苦労することはありません。
検索能力も高く、タイトルだけでなくノート内の言葉でも検索することができます。確認したいノートがうろ覚えという場合は、覚えているキーワードで検索してみてください。

5 ． 複数人との共有、共同編集が可能

オンライン上でデータ管理しているため、メールアドレスの指定やノートのリンクを共有することで、同時に複数人での共同編集が可能です。この機能を活用すれば、チームでの活動をより効率的かつ活発に行えます。

OneNoteの基本的な使い方

OneNoteアプリケーションのダウンロードと、無料のMicrosoftアカウントの作成を行いましょう。

OneNoteの使用には階層構造での管理がおすすめ。階層構造での管理とは、作成データを「ノートブック」＞「セクション」＞「ページ」に分類して管理することです。OneNoteは汎用性が高く使い始めるとノートが溜まります。階層構造での管理を行っていないと、せっかく作成したノートも必要な時に見つからないことも。はじめは分類しづらいと思うので「仕事用」「プライベート用」などざっくりでOK。ノートが増えてきたときに改めて考えてみてください。
ノートの作成方法は自由です。せっかく自由度の高いOneNoteを利用するのであれば、好きなところに、好きなものを、好きなように入力。いろいろと試したうえで自分のスタイルを見つけましょう！

基本の操作方法

OneNoteの基本的な機能の中からいくつか操作方法をご紹介。

オーディオ録音

OneNoteでは簡単に「オーディオ録音」ができます。
使用方法は音声データを残したいページを開き、メニューバーにある「挿入」から「オーディオ」をクリックするだけです。

データ貼り付け

OneNoteに「データ貼り付け」を行いたいときは、貼り付けたいページにデータをドラッグします。その後「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」「添付ファイルとして挿入」「印刷イメージとして挿入」の中から希望のものを選択してください。

Web サイト上の関連記事を検索

OneNote内にあるキーワードの関連記事を探すには、「スマート検索」という機能を使用します。まずWeb上で関連記事を探したいキーワードを選択し、右クリック。「スマート検索」をクリックすると、画面右側に検索結果が表示されます。気に入った記事があればそこからWeb サイトに飛ぶことができるので、ぜひ活用してください。

手書き入力／描画

テキスト入力ではなく手書きでノートを取りたいときは、メニューバーにある「描画」から好みのペンを選択してください。使いたいペンを右クリックし「ツールの変更」をクリックすれば、色や線の太さを変更できます。

OneNoteの活用法

OneNoteの具体的な活用法をビジネスシーンとプライベートシーンにわけて紹介します。

ビジネス編

書記不要！オーディオ録音で「議事録」を

メールの送受信や予定の管理を行う「Microsoft Outlook」との連携が可能なOneNoteでは議事録の作成も簡単。OneNote内のメニューバーにある「挿入」から「会議の詳細」をクリックし、予定に入っている会議を選択するだけで、その会議の日時や場所、招待メールの本文、招待されている人まで会議の基本情報を自動で入力できます。また会議の内容は「オーディオ録音」すれば、ノート内に会議音声を保存できるので詳細なメモを取る必要がありません。

動画を活用し「業務マニュアル」をわかりやすく

文字だけでの説明が難しい「業務マニュアル」の作成にもOneNoteを。動画のURLをノート内に貼り付ければ、OneNote内で動画の再生ができます。そのため具体的な手順は動画で紹介し、要点や注意点のみテキストで記載するといった活用が可能。新しくメンバーが増えた際もOneNoteの共有機能を使えば簡単に共有できます。

「顧客管理表」として複数のデータを一元化

OneNoteは文字の書き込みだけでなく、表やファイルを挿入しデータベースのように使用できるので「顧客管理表」の作成にもおすすめ。複数のデータをOneNote上でひとつにまとめることができれば、必要なデータを探し回ることがなくなります。またOneNoteであれば、スマートフォンやタブレットで外出先からデータの閲覧、編集ができるのも魅力です。

OneNoteでブレインストーミングを効率化

複数人で思いつくままにアイデアを出し合うブレインストーミングでも、OneNoteが活躍します。共同編集機能やどこまでも広がる無限のキャンバス、どこにでも文字を記入できるといった特長があるからです。
実際に紙や付箋を使用すると、その後新しい紙に内容をまとめなければいけませんが、OneNoteであればブレインストーミングを行ったノートを直接編集することで、簡単にまとめることができます。

「タスク管理」におすすめの拡張機能

プロジェクトの「タスク管理」をOneNoteで行う際は、拡張機能である「Onetastic」をダウンロードし、その中のカレンダーのテンプレートを使用することで簡単にチームとしてのプロジェクト進行管理表を作成できます。もちろん完成後はメンバー内でノートを共有。今月の目標やToDoリストを併せて記載しておくのもおすすめ。
カレンダーの他にもさまざまな便利機能が追加される「Onetastic」ですが 、Windows 10版では利用できません。

プライベート編

Web サイトに飛べる「アイデア帳」

Web サイトで気になるページを見つけたときはOneNoteを起動させ、「アイデア帳」として必要なところをノートにペーストしましょう。こうすることでペーストした文字だけでなく、引用元のWeb サイトのURLも自動で入力されるのでいつでも読み返せます。またタブレット端末を利用であれば、手書きでサッと素早くメモ書きも可能です。

やり残しゼロの「ToDoリスト」を作成

「ToDoリスト」の作成には、OneNote内の好きなページでテキストを入力し選択、ホームタブをクリックし、「ノート シール」内の「タスク」をセレクト。テキスト横にチェックボックスが付き、完了した際にそのボックスをクリックすることで完了済みにできます。さらにホームタブの「ノート シールを検索」をクリックすれば、他のページに残しているすべてのタグが検索できるため、終えていない作業が一目瞭然。

書かずに貼って「授業ノート」を作る

OneNoteを活用すれば効率よく綺麗な「授業ノート」の作成ができます。まず板書や教科書の写真を撮影しノートに添付。次に授業や講義内容のメモをその上に記入したり、重要箇所に色をつけたりしましょう。またもしもノート作成後、内容の時系列に変更が生じてもOneNoteを使用していれば、あとから少し編集するだけで対処できます。

まとめ

メモやノートを取るとき、携帯のメモアプリや紙のノート、Wordを利用している方も多いかもしれません。それをOneNoteに変更するだけで同じ作業をしても、そこからできることに差が生まれます。OneNoteを活用し、積極的に作業の効率化を図りましょう。